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合肥俏佳會議服務流程介紹

作者:合肥俏佳會議服務 日期:2021-07-28 點擊:698
一鍵分享

  會場服務人員做好會議服務流程管理是保證會議能夠順利進行的前提條件。這對會場服務人員提出了一定的要求,通過會議服務禮儀培訓,使相關服務人員在做好服務工作過程中能夠體現一定的禮節,提升員工會議化素養。

  一、會議的類型:

  晨會、周工作會議、月工作會議、季度會議、年度總結會等。

  1、會議的內容與目的:

  會議由解決問題、情況溝通、文件傳達、士氣鼓舞為重點展開。會議有一定規律,一切按程序進行,針對性強,目的在于真正對激勵員工。

  2、晨會/周工作會議:

  晨會上會布置一些具體的調整問題,或者針對前一天工作中出現的問題征尋員工的解決意見,或者直接給出意見。會上一般沒有過多批評,會公開表揚有進步和成績的員工,形式多樣,內容多元化,時間較短。另外會上還可能會布置任務,讓大家總結自己的想法,做到群策群力。

  3、月/季度會議:

  利用月度(季度)總結會,布置公司下個月(下季度)的業績指標,檢查上個月的完成情況,根據行業發展動態,或傳達公司發展形勢,或討論公司的重大問題等。這時,會議一般由總經理或部門經理主持,參加者為公司中層以上的干部,關鍵是目標數字化,具體工作落實到人,工作檢查落實到時間。

  4、年度總結會:

  在年底,要召開全體員工大會,表彰一年來的先進員工和先進部門,總結一年來的公司發展,指出下一年度的公司發展目標。

  二、會議服務流程:

  1、熟悉會議的編導程序

  會議時間地點(會議預定登記表、本周會議安排表)

  到會者的身份

  出席人數

  接待規格

  會場布置要求(演講臺、水、踏步等)

  特殊服務(如茶葉標準、水果、臺布、毛巾、空調溫度、音響、投影、燈光、花卉等)

  2、服務中心各部門分工明確

  客服部:清理衛生、布置會場、(準備音響);

  物業辦公室:召開專門會議,部署工作計劃。成立會議保障小組,做好會場布置等工作,小組成員由各部門人員組成并組織員工重溫“各類突發事件預案”,做到有備無患;

  維修部:檢查設施音響,看好會場附近的供電電閘,要專人保證電梯的供應;

  保潔部:良好的衛生環境;

  保安部:車輛指揮停放、外圍秩序維護、與會人員引領等工作。

  3、各項檢查工作

  音響、空調設施設備;

  保證室內空氣清新,無異味;

  擺好口杯、煙灰缸、香巾;

  檢查室內的衛生、桌面、地面有無灰塵及雜物,口杯煙灰缸是否干凈;

  會場布置檢查完畢后,請業主會議主辦部門進行檢查,避免出現差錯;

  充當配角、保密工作

  三、會議期間的服務

  客人到達時的工作:服務人員應做好來賓簽到工作,并引領來賓至會場或休息室;

  開會過程中保障工作:包括送水服務、續水服務、撤換服務等。對待不同的客人就要有不同的服務方式和服務要求。比如說像有的客人,開會時喝茶喝的很多,抽煙抽也很歷害等,就要根據需要急時的加水、更換煙缸。

  四、會議結束后的工作

  送客:會議服務人員在會議結束后,應立即開啟會議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別;

  檢查:檢查會議室內是否有電器設備損壞,發現損壞應及時通知維修部進行修復;

  清理衛生:清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間進行清洗;

  注意事項:三清三關、遺留物品處理。

  五、會議服務過程中注意事項

  1、注意會場保密:

  會場服務人員應遵守會場規定,不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內容。對于所聽到的會議內容應保密。

  2、留意與會人員的需要:

  會議開始后,會場服務人員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。

  3、不斷提高自身素質:

  對待客人要服務周到、細心、耐心、熱情,對待不同的客人就要有不同的服務方式和服務要求,耐心的幫助客人解決一些他們所碰到的問題。

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